Gmailのラベル(フォルダ)と自動振り分け設定のやり方を知らないと受信トレイがアレになるよ

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メールアドレスを使い分けるのが面倒なのでGmail一択だ!

しかし、1つのメールアドレスに絞ってしまうと、Gmailの受信トレイはえらい事になります。

 

大事なメールが埋もれてしまわないように整理整頓をする必要があります。

メールの自動振り分け(フィルタ)とラベル(フォルダ)機能を使いこなして受信トレイをすっきりさせてあげて下さい。

 

私はGmailのアドレスを増やすのではなく、ラベルや振り分けをすることで管理していくことを推奨しています。

 

ラベル(フォルダ)機能

Gmailにはラベルと呼ばれる機能があります。基本的にはフォルダと同じようなものだと考えてよいと思います。

面倒なので、ここでは分かりやすいようにフォルダ扱いで解説していきます。

「カーチャン」というラベルを作って、その中に「カーチャンからのメール」を突っ込むわけです。これだけでかなり整理が捗ります。

 

「家族」というラベルを作って、その中に「カーチャン」と「トーチャン」をぶち込んでおけば、もう完璧。

 

自動振り分け(フィルタ)機能

さまざまな条件でメールを振り分けできます。ラベル機能はこれと組み合わせることで真価を発揮します。

 

色んな条件を指定できますが、ラベルの振り分けが主な使い道です。

設定することで、「トーチャン」からのメールを、全て「トーチャンという名のラベル(フォルダ)」に自動でぶち込んでくれる素晴らしい機能というわけですよ!

 

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2016.06.14

自動振り分けを設定してオートでラベルを付けてもらおう

とりあえず設定作業をやってみましょう。あまり複雑なものではありません。使ってればそのうち慣れます。

今回はラベル作成と、振り分け設定を同時に行います。

 

①ラベル振り分け設定したい受信メールをクリックして開いて下さい。

②検索窓にキーワードを突っ込むと目当てのメールを探せます。

③分かりづらいけど、虫眼鏡の左にある「▼」をクリックすると検索オプションが使えます。

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メールを開封したら「その他」→「メールの自動振り分け設定」をクリック。

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「この検索条件でフィルタを作成」

この場合は「store-news@amazon.co.jp」というメールアドレスに、振り分け(フィルタ)を設定することになります。

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「ラベルを選択」をクリック。

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「新しいラベル」をクリック。

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ラベル名して入力→作成をクリック。

このメールは「store-news@amazon.co.jp」からなので「Amazonストアニュース」というラベル名にしました。

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①ラベルが付けられたのを確認。

②このメールが大して重要でない場合は、「受信トレイをスキップ」にチェック挿入。

チェックを入れると、メールが届いた時に受信トレイをスルーしてくれるので、受信トレイが溢れかえるのを防止できる神機能。

③「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェック挿入。同じメールアドレスにまとめてフィルタをかけてくれます。

④条件指定作業が終わったら「フィルタを作成」をクリック。

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ラベルをつけても迷惑フォルダに入る?

ラベルをつけても迷惑メールフォルダに入ってしまうコトがあります。

 

補足情報
「迷惑メールにしない」の項目にチェックを入れておいて下さい。

 

 

左メニューに、作成した「Amazonストアニュース」のラベルが表示されました。

ラベルをクリックすると、ラベルのついたメールだけを表示できます。

ちなみに文字が切れていますが、左メニューの幅をいじれないっぽいので短いラベル名を推奨。

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一度、振り分け設定をしておけば、「新たに受信した同じ条件のメール」も同じ設定が自動で反映されます。

つまり、「Amazonストアニュース」の新しいメールを受信した時は、自動でラベルを付けて受信トレイをスキップしてくれるというわけだ!

 

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メールごとに細かくラベルを付ける

同じAmazonからのメールでも、内容とメールアドレスが違います。

 

先ほどのラベルは「メールアドレスを条件」にフィルタを設定したため、

①のメールにはラベルが付けられていますが、

②③はメールアドレスが違うのでラベルが付けられていません。

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②のメール内容は注文の確認で、アドレスが「auto-confirm」

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③は発送のお知らせで「ship-confirm」になっています。

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大事なメールだと判断したら、アドレスごとに細かくラベルとフィルタ設定をしておいたほうが良いでしょう。

やり方はさっきと同じです。

メール本文から「その他」→「メールの自動振り分け」→「検索条件でフィルタ作成」

今回は「Amazonショップ確認」というラベルを付け、受信トレイはスルーさせず、常に重要マークをつけました。(個人的に重要マークは非推奨)

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私は面倒くさいので「発送」と「注文」に同じラベルを付けました。

もっと細かくしたい人は、「Amazonショップ発送」と「Amazonショップ注文」などにすると良いでしょう。

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親ラベルをつける

受信するメールアドレスごとにラベルを付けていったら、Amazonからのメールだけで左のラベルメニューがくちゃくちゃになります。

「Amazon」という親ラベルを作って、「Amazonショップ」「Amazonニュース」など、複数に別れたラベルをまとめてぶち込んでいきます。

ここも分かりづらいので、ラベルをフォルダ扱いしていきます。

「ピクチャ」という親フォルダの中に、「人物画像フォルダ」「風景画像フォルダ」などを作って小分けするようなものです。

 

左メニューの一番下から「新しいラベルを作成」

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適当な親ラベル名を入力して作成。

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作成した親ラベルではなくサブラベルから設定をします。

①ラベルにマウスカーソルを合わせて、下向き三角(▼)をクリック。(地味にやりづらい)

②「編集」をクリック。

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「次のラベルの下位にネスト」に作成した親ラベルを選択して保存。

これは「Amazon(親フォルダ)」に「Amazonショップ確認(サブフォルダ)」を突っ込むことになります。

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「Amazon(親ラベル)」の下に「Amazonショップ確認」が配置されます。

▼をクリックするとサブラベルの表示・非表示を切り替えできます。

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全部のメールアドレスに同じラベルを付ける

小分けするのが面倒な人向け。

 

検索オプションを表示して「含む」のところにキーワードを入れてフィルタ作成。

もしくは、Fromのところにメールアドレス(Amazon.co.jpなどの共通アドレス)を突っ込んでフィルタ作成。

「From」と「含む」でが全く意味が違うので注意。

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ラベルに色を付ける

ラベルに色を付けておくことで、さらに区別がしやすくなるゾ。

 

「ラベルの下向き三角▼(右)」→「ラベルの色」→色の選択。

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ラベルに色を付けることで、左サイドバーで判別がしやすいし、受信トレイでも超目立つ。

色違いのスターも付けると、くっちゃくちゃになるのでやめましょう。(重要マークやスターは非推奨)

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フィルタとラベルの編集・削除

設定したフィルタの削除など。

 

「右上の歯車」→「設定」をクリック。

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設定タブは全部で10種類。タブをクリックするとそれぞれの設定が編集できる。

①「フィルタとブロック中のアドレス」タブでフィルタの編集や削除ができる。

「やっぱりスター付けておこう」「やっぱり受信トレイをスルーさせよう」など、後から後からフィルタを付け足していくと、フィルタの項目は膨大な量になる。

②「ラベル」のタブでラベルの編集や削除ができる。

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スターと重要マークの重要性

重要なメールにはつけた方が良いかも知れない。

 

①「受信トレイ」のタブで重要マークの設定ができる。

詳しくは触れないが、デフォルトでOFFになっているので、いじらない方が良い。触らぬ神に祟りなし!

②「全般」のタブで、スターの色や種類が選べる。デフォルトでは黄色いスターしか設定されてないので、重要マークの色と被って使いづらいという神仕様。

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ここからが、さらに神仕様。

下の図のように「使用中」のスターを緑と赤に設定しておいたとしよう。

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しかし、フィルタ設定では「スターを付ける」時に色を選ぶことができない。

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そのままスターを付けるフィルタ設定にすると、なぜか「未使用のはずの黄色いスターが付く」という素晴らしい仕様となっているのだ!

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ラベルとフィルタ機能を使いこなして快適なGmailライフを送って下さい。それでは(^o^)ノ

 

 

 

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2016.06.14
よしぼっち
ゲームと漫画が大好きな30代です。

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発達障害を味方につけて、ネットでご飯を食べています。

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